De betaling van de subsidie aanvragen
Wie vraagt de betaling van de subsidie aan?
Indien alleen de school zich inschrijft en dus de middelen voorschiet, betaalt ze het volledige bedrag aan de leverancier en vraagt zij de subsidie aan.
Indien de leverancier eveneens is ingeschreven en aanvaardt dat hij niet rechtstreeks door de school vergoed wordt, moet hij de subsidie aanvragen. De school moet haar deel van het formulier invullen en bevestigen dat de levering wel degelijk heeft plaatsgevonden en overeenstemt met haar bestelling. Indien de leverancier een hoger bedrag factureert dan het geschatte bedrag van de subsidie (hoger dan het forfait van de subsidie, niet gesubsidieerde producten of ontoereikende hoeveelheid ten opzichte van de inschrijving), moet de school de meerkost betalen.
Welke documenten moet u bewaren?
Voor uw subsidieaanvraag moet u volgende documenten bewaren:
- kopieën van de facturen van de leverancier;
- de betalingsbewijzen.
Aanvaardbare facturen
De facturen (vergezeld van leveringsbewijzen indien nodig) moeten een resem nuttige informatie bevatten. Meer weten? Raadpleeg de modellen hieronder:
Facturen kunnen enkel aanvaard worden als aan bepaalde voorwaarden is voldaan:
- opgesteld zijn op naam van de school of, desgevallend, van de inrichtende macht. Als de factuur op naam van de IM staat, moet het leveringsadres dat van de school zijn waaraan de producten geleverd werden;
- uitsluitend betrekking hebben op producten die op basis van het programma geleverd werden;
- de volgende vermeldingen bevatten:
- de officiële identificatiegegevens van de leverancier: benaming, adres en KBO-nummer,
- het factuurnummer,
- de factuurdatum,
- het leveringsadres,
- de leveringsdatums. Elke leveringsdatum moet binnen het betreffende trimester van uitdeling vallen. Een afwijking van 5 werkdagen voorafgaand aan het trimester is toegestaan,
- de volledige beschrijving van de producten, in voorkomend geval voor elke levering,
- de juiste en volledige samenstelling van de soepen;
- opgesplitst zijn volgens levering;
- de producthoeveelheden vermelden in kg of liter;
- de eenheidsprijzen vermelden van de geleverde producten, in kg of liter;
- voor elke hoeveelheid producten het betaalde bedrag vermelden, inclusief en exclusief btw;
- het totaalbedrag inclusief btw van de factuur vermelden.
Het is absoluut noodzakelijk dat de facturen waarvoor u een subsidie vraagt overeenstemmen met de verplichtingen die zijn bepaald in het kader van het programma voor scholen.
Hieronder ziet u een niet-uitputtende tabel met de verplichtingen die het vaakst niet worden nageleefd. Deze inbreuken resulteren automatisch in een vermindering met het niet aanvaarde bedrag en in een financiële boete (art.8).
| Aandachtspunten | Voorbeelden van bestrafte inbreuken |
| Enkel facturen indienen die betrekking hebben op leveringen in de beoogde distributieperiode. Geen enkele factuur indienen die betrekking heeft op een eerdere levering. | Factuur ingediend voor de periode P2 die een in P1 uitgevoerde levering vermeldt. |
| De kalender controleren en geen niet-aanvaarde producten op de factuur vermelden. | Leeggoed, fruit of groenten die niet op de kalender staan. |
| Facturen met correcte en samenhangende informatie verzenden. | Onjuist aantal in aanmerking komende leerlingen of te hoog aantal kilogrammen. |
| De exacte bedragen aangeven, conform de oorspronkelijke offerte. | Prijs niet conform de overheidsopdracht. |
Wanneer de betaling van de subsidie aanvragen?
De betaling van de subsidie moet aangevraagd worden aan het einde van elk trimester en uiterlijk drie maanden na het einde van dit trimester.
Brussel Economie en Werkgelegenheid betaalt de steun uit – of deelt zijn gemotiveerde weigeringsbeslissing of zijn gemotiveerde beslissing van gedeeltelijke steuntoekenning mee – binnen de drie maanden na de ontvangst van de subsidieaanvraag en na onderzoek van het dossier.
KALENDER VOOR HET INDIENEN VAN DE STEUNAANVRAGEN
| Uitdeelperiode | Uiterste datum voor het indienen van de steunaanvraag |
|---|---|
| Van september tot december | uiterlijk op 31ste maart die volgt |
| Van januari tot maart | uiterlijk op 30ste juni die volgt |
| Van april tot juni | uiterlijk op 30ste september die volgt |
Zodra de uiterste indieningsdatum voor de steunaanvragen verstreken is, wordt een vermindering toegepast op het berekende steunbedrag. Deze vermindering bedraagt:
- 5% van het bedrag indien de termijnoverschrijding tussen 1 en 30 dagen ligt.
- 10% van het bedrag indien de termijnoverschrijding tussen 31 en 60 dagen ligt.
Indien de termijnoverschrijding meer dan 60 dagen bedraagt, wordt een bijkomende vermindering van 1% per dag toegepast op het saldo.
Hoe gaat u te werk?
Om de betaling van de subsidie aan te vragen, moet u uw aanvraag sturen naar Brussel Economie en Werkgelegenheid, via e-mail naar fruit-school@gob.brussels.
Uw steunaanvraag moet verplicht het volgende bevatten:
- het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier voor steun
Download het aanvraagformulier voor steun “Fruit en groeten” (.pdf)
of/en
Download het aanvraagformulier voor steun “Melkproducten” (.pdf) - de kopieën van de facturen van de leverancier
- de ingevulde bijlage “Factuuroverzicht” 🆕
Vul voor elke rij van uw facturen een rij in de tabel in en vermeld alleen de bedragen waarop de steunaanvraag betrekking heeft.
Download het factuuroverzicht “Fruit en groeten” (.xls)
of/en
Download het factuuroverzicht “Melkproducten” (.xls) - de betalingsbewijzen